Що під сторінкою

Що під сторінкою

1. Довгий документ рідко пишуть із чистого аркуша: частіше правлять той, що надіслали колеги або інша сторона. Два файли одного договору можуть на сторінці не різнитися жодним знаком, а після вставки одного пункту в першому зʼїдуть номери й посилання, тоді як другий перебудується сам. Причина в тому, як автор зібрав документ: вручну чи засобами Word. Таких відмінностей три, і розгледіти їх можна до першої правки.

2. У першому файлі автор набрав номери пунктів з клавіатури, і посилання «п. 3.2» у пункті про пеню теж. Для Word це звичайні літери й цифри: програма не знає, що «3.2» є номером, а «п. 3.2» вказує на інший пункт. Тому після вставки нового пункту ніщо не зсувається. У договорі стає два пункти 3.2, а посилання тепер привʼязує пеню до чужого строку.

3. У другому файлі автор оформив ті самі пункти автоматичним списком. Номерів він не набирав, а позначив абзац як елемент списку, і Word сам рахує номер за місцем абзацу серед сусідніх. Упізнати такий номер просто: якщо клацнути по ньому, сірим підсвітяться всі номери цього рівня, а поставити курсор усередину не вдасться. Після вставки нового пункту наступні одразу стають 3.3 і 3.4.

4. Посилання на пункт у другому файлі автор теж не набирав. Номер у ньому він вставив як поле, тобто місце в тексті, де Word показує не введені літери, а значення, яке обчислює сам або бере з іншого місця. Так само влаштовані номер сторінки, дата і зміст. Поле з номером іншого пункту того самого документа називають перехресним посиланням. Після клацання воно стає сірим, і цим відрізняється від набраного тексту.

5. Звідки поле бере номер, каже його код. Це коротка інструкція, за якою Word отримує результат, видимий на сторінці. Клавіші Alt+F9 показують коди замість результатів у всьому документі. У коді перехресного посилання є назва закладки, тобто невидимої мітки, яку Word сам ставить біля потрібного пункту, і вказівка показати номер цього абзацу. Тому поле памʼятає сам пункт, а не цифри.

6. Список перелічує номери одразу, а поле змінює результат лише під час оновлення. Тому після вставки пункту в посиланні ще стоїть старий номер 3.2, хоча звіт уже став пунктом 3.3. Щоб оновити поля, виділяють увесь текст і натискають F9; перед друком Word робить це сам, якщо так задано в параметрах. Поля в колонтитулах і виносках оновлюють окремо, бо виділення всього тексту їх не охоплює.

7. Третя відмінність стосується вигляду. Стиль - це набір налаштувань із назвою: документ зберігає шрифт, розмір, колір і відступи один раз, а автор призначає стиль абзацам. У другому файлі всі заголовки мають стиль «Заголовок 1», тому зміна кольору в стилі змінює всі чотири одразу. У першому автор оформив кожен заголовок окремо, і правити їх доведеться по одному. Word підсвічує назву стилю на вкладці «Основне», коли курсор стоїть в абзаці.

8. Побачити будову до першої правки допомагають недруковані знаки. Так називають символи, які займають місце в тексті, але на папір не потрапляють: пробіл, табуляцію, кінець абзацу. Кнопка зі знаком абзацу на вкладці «Основне» робить їх видимими. У першому файлі після номера стоять набрані пробіли, а відстань між пунктами автор зробив порожнім абзацом. У другому після номера одна стрілка табуляції, яку поставив список.

9. На сторінці обидва файли однакові, бо сторінка показує лише результат. Поводяться вони по-різному, бо в першому автор набрав та оформив номери, посилання й заголовки вручну, а в другому їх тримають список, поля і стилі. Перед правкою чужого документа вистачить хвилини: клацнути номер і посилання, глянути на назву стилю, увімкнути недруковані знаки. Тоді зрозуміло, що перебудується саме, а що доведеться виправляти вручну.